Una volta quasi esclusivamente usato dai commercialisti e analisti finanziari, fogli di calcolo elettronici sono diventati uno strumento indispensabile per studenti e insegnanti, assistenti amministrativi, gli scienziati, i responsabili di progetto, raccolte di fondi, anche i genitori il bilancio familiare di rilevamento. Un foglio di calcolo, anche conosciuto come un foglio di lavoro, sostituisce il tradizionale contabilità scritta a mano e consente analisi numerica complicati e calcoli ad una frazione del tempo che ha usato per prendere fatto manualmente.

Capacità di memorizzazione

Fogli di calcolo elettronici consentono agli utenti di inserire grandi quantità di dati inclusi testo e caratteri numerici in un formato facilmente accessibile. In un articolo per Education.com, M.D. Roblyer e A. H. Doering scrivere che gli insegnanti possono utilizzarli per gestire pianificazioni, gradi, liste di frequenza e i bilanci, nonché uno strumento di insegnamento in matematica. Le aziende li usano per gestione paghe, bilanci, progetti e altri dati finanziari, secondo BusinessITGuide.com.

Analisi e gestione dei dati

Gli utenti possono modificare i dati memorizzati nei fogli di calcolo, con decine di funzioni disponibili in un solo click del mouse: processi matematici di base, ordinamento, creazione di tabelle e grafici, stampa di report e anche rivedere e confrontando vari fogli di calcolo in una sola volta.

Facilità di condivisione dei dati

A differenza della tradizionale carta libri e fogli di bilancio, fogli di calcolo possono essere facilmente trasferiti o condivisi tra gli utenti che hanno lo stesso programma, indipendentemente dalla loro ubicazione. I programmi di foglio di calcolo più moderni consentono agli utenti di inserire commenti e anche apportare modifiche senza eliminare definitivamente i dati originali, fornendo tutti gli utenti la possibilità di visualizzare la cronologia del documento e, se necessario, ripristinare il progetto originale.

Analisi "What-If"

Uno dei maggiori vantaggi di usare un foglio elettronico è la sua capacità di fornire agli utenti l'opzione di "what-if". Gli utenti possono determinare possibili risultati di calcoli diversi senza impegnarsi effettivamente eseguire una qualsiasi di loro. Essi possono semplicemente sperimentare con diversi input, astenendosi da "salvare" i dati fino a quando non sono soddisfatti con i risultati.

Analisi dei trend

Programmi di calcolo, inoltre, offrire agli utenti la possibilità di rivedere i dati e individuare le tendenze tra tempo, reparti, personale e altre categorie di dati. Le imprese, ad esempio, spesso utilizzano fogli di calcolo per tenere traccia delle spese dei dipendenti e determinare le eventuali modifiche che devono essere effettuate a seguito di loro risultati. Genitori che utilizzano fogli di calcolo per creare il loro bilancio familiare possono esaminare i dati da record precedente mesi e valutare le spese basate su pagamenti e acquisti storici.

Capacità di presentazione

Fogli di calcolo consentono inoltre agli utenti — soprattutto quelli nelle professioni aziendale — per creare facilmente presentazioni accattivanti, completare con colori grafici e diagrammi. Il target di pubblico può afferrare rapidamente i temi importanti della loro relazione semplicemente esaminando i dati pertinenti nelle classifiche, non guadare attraverso le pagine di numeri e testo.