Una mailing list è un database di contatti personali o aziendali. Ogni volta contattare la società, soprattutto il tuo sito, raccogliere informazioni aziendali da parte dei clienti. Utilizzare una combinazione di contatti di Microsoft Office Outlook, Excel e Word per mantenere il cliente e le informazioni personali. Contacts MS è un programma di database per raccogliere e memorizzare informazioni. Esportare un elenco di nomi e indirizzi in Excel e utilizzare Word per formattare e stampare le etichette.

Istruzioni

Creare il Database

1

Aprire Microsoft Outlook contatti. Fare clic su "Nuovo" e digitare le informazioni di contatto nei campi. Includono i nomi e indirizzi, numeri di telefono e qualsiasi altra informazione pertinente.

2

Aggiungi "Categorie" ai tuoi contatti per aggiungere un altro strato per organizzare i tuoi contatti. Fare clic sul pulsante "Categorie" in basso a destra dello schermo e selezionare una categoria predefinita. Per aggiungere una nuova categoria, fare clic sul pulsante "Elenco categorie principali", fare clic nella casella bianca, digitare il nuovo nome di categoria e quindi fare clic sul pulsante "Aggiungi". Fare clic su "Salva e Chiudi" quando finito. Aggiornare le informazioni di contatti ogni volta che riceve nuove informazioni.

3

Esportare i contatti in un foglio di calcolo Excel. Aprire Outlook e fare clic su "File", "Importa ed Esporta," "Esporta in un file," "Microsoft Excel" e "Avanti". Poi clicca su "Contatti" e dare un nome e un percorso a questo file.

4

Fare clic su "Mappa campi personalizzati" per rimuovere i campi aggiuntivi. Clicca su "Cancella mappa" in basso a destra della finestra. Fare clic sul segno più sul lato sinistro della finestra e selezionare ogni campo, anziché il blocco per aggiungere altre opzioni di ordinamento. Inoltre, quando si utilizza l'intero raggruppamento, Microsoft Outlook aggiunge ulteriori campi. Ad esempio, il blocco di indirizzi include il paese. Fare clic su "OK" e "Finito".

5

Aprire il file di Excel e aggiungere intestazioni di colonna per il nome, cognome, via, città, stato e codice postale.

Creare etichette di indirizzi

6

Aprire Microsoft Word, fare clic sul menu "Strumenti" e poi "lettere e Mailing." Fare clic su "Mail Merge Wizard" e selezionare "Label".

7

Fare clic su "Cambia il Layout del documento." Si apre la finestra di dialogo "Opzioni etichette". Scegliere l'etichetta dall'elenco e fare clic su "OK".

8

Selezionare i destinatari facendo clic su "Usa un elenco esistente" e "Sfoglia". Selezionare il file di Excel e fare clic su "Apri". Deselezionare le caselle di fronte alla colonna ultimo nome per rimuoverli dall'elenco stampa. Al termine, fare clic su "OK".

9

Organizzare le etichette. Scegliere il "Blocco di indirizzi" o "Più elementi," per inserire campi in etichetta. Può anche fare clic su "Campi di confronto" e scegliere dall'elenco dei campi disponibili. Quindi fare clic sul pulsante "OK".

10

Fare clic sul pulsante "Aggiorna tutte le etichette". Questo crea le etichette con le informazioni dal foglio di calcolo Excel. Visualizzare in anteprima le etichette per gli errori e apportare tutte le modifiche necessarie.

11

Aggiungere le etichette alla stampante. Fare clic su "Unisci alla stampante" e fai clic su "OK".

Consigli & Avvertenze

• Quando si inseriscono singoli campi sull'etichetta, è possibile aggiungere uno spazio dopo la città e lo stato.
• Aggiungere eventuali correzioni apportate alle etichette per Outlook.
• Scegliere il modello di etichetta corrispondente all'etichetta fisica. Utilizzando un modello diverso può stampare le etichette in modo non corretto.