Email è una forma comune di comunicazione e gestione corretta delle cassette postali è necessario per proteggere i dati ricevuti. Utilizzato per soggiorni sia d'affari che di corrispondenza personale, e-mail permette lo scambio rapido di informazioni. Tenere al sicuro le informazioni e semplificare l'esperienza di e-mail facendo tempo per la gestione di base della cassetta postale.

Bloccare i virus

Mantenere aggiornato il software antivirus e sicurezza. Molti virus vengono ricevuti tramite e-mail, e nuove minacce di virus vengono rilasciate regolarmente. Software non aggiornato lascia il computer e i dati a rischio.

Controllo Spam

Fermare lo spam prima che raggiunga la tua casella di posta. Maggior parte dei provider di posta elettronica offrono che qualche forma di filtro anti-spam che automaticamente sposta i messaggi sospetti in una cartella separata di spam o quarantena. Esaminare il contenuto della cartella posta indesiderata regolarmente per garantire che i messaggi non sono stati categorizzati in modo non corretto. Esaminare le impostazioni del filtro di spam spesso come possono cambiare senza preavviso. Tenere in mente nessun filtro è perfetto e qualche spam troverà la sua strada nella tua casella di posta.

Organizzare

Leggere ogni messaggio e determinare se può essere eliminato subito. Rispondere immediatamente ai messaggi di risposta facile. Bandiera di coloro che richiedono risposte che non possono essere gestite al momento e inserire questi messaggi nelle cartelle con etichettate all'interno della propria cassetta postale per impedire loro di perdersi. Inoltre, il file dei messaggi che non richiedono nessuna risposta, ma contengono informazioni utili o desiderati. Un esempio di questa best practice di gestione e-mail è per tutti i pagamenti del file ricevuto notifica messaggi in una cartella denominata conferme di pagamento.

Gestire gli allegati

Salvare tutti gli allegati necessari per una posizione specifica sul disco rigido del computer. La gestione della posta elettronica migliori pratiche vi assicurerà sapere dove si trova il file e ridurre le dimensioni della cassetta postale. Salvataggio di allegati di fuori della cassetta postale inoltre fornisce protezione contro perdite di dati risultanti dall'eliminazione accidentale messaggio.

Eliminare definitivamente

Il tasto CANC è uno strumento di gestione fondamentale e-mail. Si consiglia di eliminare qualsiasi messaggio che non è più necessario. Anche l'eliminazione di messaggi duplicati è raccomandato. Non dimenticare di eliminare i messaggi dalla cartella posta inviata. Essere consapevoli del fatto che gli elementi inviati alla cartella Posta eliminata o Cestino non vengono eliminati immediatamente. Spesso questi messaggi rimangono per un mese o più. Eliminare manualmente il contenuto di queste cartelle assicura che i messaggi vengono eliminati definitivamente. Un altro metodo consiste nell'impostare la cartella per eliminare automaticamente il contenuto quando si chiude il programma di posta elettronica, ma questo dipende dal programma in uso e non può essere un'opzione per tutti.