Google Docs è un prodotto di Google online che permette a chiunque abbia un account Google per creare, archiviare e condividere documenti online. È possibile scegliere di condividere documenti singoli o intere cartelle con altri utenti di Google. Se si sceglie, è possibile impostare le notifiche per ricevere messaggi di posta elettronica ogni volta che qualcuno condivide, commenti o modifica un documento con te e ti permette di rispondere dalla tua email anziché dover accedere al documento ogni volta.

Condivisione delle cartelle

Google invia notifiche via email agli utenti quando si condividono documenti Google con loro. Per condividere un documento con qualcuno, aprirlo e poi seleziona "Condividi" dalla barra delle applicazioni nella parte superiore del documento. Iniziare a digitare l'indirizzo di e-mail Google e selezionare il nome corretto dall'elenco. Una volta che clicca su "Condividi", l'individuo viene notificato che è stato aggiunto il suo nome alla lista di accesso del documento. Se non si desidera lui per essere avvisati, deseleziona la casella "Invia notifica". Egli non riceverà un'email, ma può ancora vedere il documento o la cartella successiva a che egli accede.

Di editing

È possibile scegliere di ricevere notifiche via email ogni volta che qualcuno modifica un documento in cui sono elencati come un collaboratore o un visualizzatore. Ogni singolo spettatore cambia le proprie impostazioni. Non è possibile controllare se altri collaboratori saranno o non riceveranno le notifiche. Per visualizzare o modificare le impostazioni di notifica, è necessario aprire il documento e fare clic sul pulsante "Condividi" nella parte superiore destra dello schermo. Selezionare "Impostare le regole di notifica" e poi seleziona la casella accanto alla corrispondente regola che si desidera applicare. Se si preferisce, si può optare per ricevere un digest giornaliero di tutte le modifiche collaboratori apportano al documento invece di ricevere le notifiche individuali.

Commenti

Quando aggiungi qualcuno a un commento su un documento di Google, egli è avvisato automaticamente via e-mail. Per aggiungere altre persone a un commento, aprire la casella di commento e digitare "@" seguito dal loro nome utente Google. Gli utenti aggiunti solo ricevano un'e-mail, tuttavia, se sono già collaboratori sul documento e sono stati aggiunti all'elenco di utenti autorizzati a modificare e condividere. Una volta creati o aggiunti a un commento, riceverai un'email di notifica ogni volta che qualcuno aggiorna il thread.

Considerazioni

Google non invia le notifiche circa le proprie modifiche a un documento; viene notificato solo quando altri utenti di apportano modifiche. È possibile condividere un documento con i redattori di fino a 50 alla volta. Quando collaboratori ricevano notifiche, vedono i nomi delle persone che sono state apportate modifiche. Visualizzatori di documenti che non hanno privilegi di editing possono impostare le notifiche, ma non saranno in grado di vedere i nomi utente di persone che hanno modificato il documento.