Posta elettronica è diventata una forma essenziale di comunicazione aziendale. Anche se l'email personale è informale, emailing per business richiede professionalità e cortesia. Le parti fondamentali di una lettera commerciale di carta si applicano alla corrispondenza Internet pure.

Oggetto

Fate la riga dell'oggetto breve e preciso. Evitare l'uso di denominazioni che potrebbero innescare filtro anti-spam del destinatario, ad esempio "Re", un'abbreviazione di memo ufficio tradizionale per "Materia", o "Fwd", che significa un messaggio di posta elettronica inoltrato. Riempire sempre nella riga dell'oggetto; lasciandolo vuoto anche potuto calciare il tuo messaggio nella cartella spam.

Formula di apertura

Utilizzare una formula di apertura professionale per messaggi di posta elettronica aziendale. "Caro Signor Foster" crea un'impressione molto migliore rispetto a "Hey, Bob" e riflette l'immagine di un uomo d'affari. Lasciare una riga vuota dopo la formula di apertura, quindi iniziare il corpo dell'email. Questo modello rende più facile per il destinatario leggere l'intero messaggio.

Corpo

Attenersi alle indicazioni di lettera commerciale standard per il corpo di tua email. Utilizzare linguaggio educato per fare una richiesta o spiegare un punto. Se non siete sicuri si ricorderà il destinatario si o se si sta facendo per la prima volta in contatto, presentarsi nella prima riga. "Grazie per aver parlato con me giovedì scorso per quanto riguarda il contratto di Johnson" ti rinfreschera ' memoria del destinatario prima di entrare nei dettagli di ció.

Firma

Aggiungere una riga vuota dopo il corpo dell'email, ancora una volta a rendere il messaggio più facile sugli occhi, quindi termina il messaggio con un gentile sign-off, come "Yours truly," "Cordiali saluti" o anche "grazie". Dopo il tuo nome, Aggiungi il tuo indirizzo email, numero di telefono. il tuo titolo con l'azienda e anche l'indirizzo dell'ufficio se lo si desidera. Questo offre il destinatario di tutte le informazioni di contatto in un unico luogo.

Leggere due volte, una volta di inviare

Prima di premere "Invia", rileggere l'email per la ricerca di problemi: È corretto indirizzo di posta elettronica del destinatario nel campo "A", c'è una riga appropriata nel campo "Oggetto" e il messaggio privo di errori grammaticali, di ortografia o di contesto. Controlla la tua firma e informazioni di contatto.

Soggiornare Professional

Utilizzare solo testo nero su sfondo bianco. Scegliere un tipo di carattere professionale, ad esempio Times New Roman o corriere. Non utilizzare caratteri colorati, tutte curve, grafica-pesante sfondi, emoticon o nel gergo di Internet, come "LOL" (Laughing Out Loud). Evitare di scrivere un messaggio in lettere tutte maiuscole, che è considerato urlare in forma di testo. Se si sta inviando un'e-mail aziendali a un gran numero di destinatari, utilizzare l'opzione Ccn (copia per conoscenza Blind). In questo modo, indirizzo di posta elettronica di ogni lettore è protetta e meno probabilità di finire sulla lista spam di qualcuno.