Programma di posta elettronica di Microsoft, Outlook, ha un numero di utenti sfruttare altre funzionalità di gestione produttività. Outlook memorizza i dati di tutti i processi di Outlook in Personal Storage Table (PST) file. Questi file possono creare problemi di ridondanza e l'integrità dei dati. Questi problemi diventano ingranditi al livello dei sistemi aziendali che gestiscono imprese intere.

Deposito

Perché Outlook PST file archivio tutti i dati che gli utenti di un computer accede o gestisce tramite outlook, questi file possono iniziano memorizzazione duplicati o anche più copie dello stesso documento in sé. Nel caso di backup, il file mastodontiche assumerà quindi due volte come quantità di memoria come prima. In uno scenario aziendale, questo aggiungerà fino se molti dipendenti utilizzano Outlook per affrontare molti dei loro documenti.

Archiviazione su disco locale

I file PST di Outlook sono memorizzati localmente in un computer se stessa e non sul server dell'azienda. Questo può creare problemi per il reparto IT. Considerando che hanno accesso completo ai file sul server della società, l'accesso ai file sul computer di un individuo è più tempo. Questo interferisce con la capacità del reparto IT di gestire file aziendali in modo efficiente. Indagando il contenuto dell'unità locale di un utente significa accedere in macchina in remoto per esplorare i file. Per grandi aziende con molti dipendenti, questo può essere incredibilmente in termini di tempo.

Documento Discovery

La mancanza di IT accesso ai file di azienda può diventare particolarmente problematica nei casi quando l'azienda viene coinvolto in cause legali. L'altra parte è autorizzata a richiedere alcuni documenti attraverso la scoperta, e con tutti i file su un server centrale il reparto IT può rapidamente individuare e recuperare questi documenti. Ma, questi mandati legali riguarderà anche azienda relativi documenti nel file PST sul computer dei singoli utenti. Per evitare gravi problemi legali, gli amministratori devono rendere i dipendenti prendere tempo lontano dal lavoro per la ricerca attraverso i propri file.

Danneggiamento dei dati

Secondo la società di sicurezza Symantec, i file PST sono molto vulnerabili alla corruzione di dati quando si avvicina la loro dimensione massima di due gigabyte. La perdita di due gigabyte di dati che non viene eseguiti il backup su un server aziendale potrebbe rappresentare un grave arretrato per il dipendente e, se viene perso un documento particolarmente importante, l'azienda. Questo può anche tradursi in molte ore di tempo sprecato per il reparto IT cercando di riparare i file PST danneggiati.