Se siete il proprietario o il gestore di un business, avendo un paio di ricambio computer portatili da lato può essere un grande vantaggio. Questi computer portatili in prestito possono essere utilizzati per presentazioni, formazione e molti altri scopi, consentendo ai lavoratori di ottenere di più fatto ogni giorno. Ma anche se ci sono alcuni importanti benefici a prestito fuori i computer portatili, ci sono anche alcuni rischi inerenti. Senza le procedure di check-out destro, quelli portatili potrebbero scomparire velocemente, aprendo la ditta fino al rischio di perdita di dati e di costo dell'azienda migliaia di dollari.

L'attrezzatura di inventario

Prima di progettare una procedura di check-out del computer portatile, prendere un inventario completo delle attrezzature ricambio che avete. Questo ti aiuterà a tenere traccia di tutte le attrezzature disponibili, tra cui computer portatili, desktop, proiettori e monitor. Questo inventario possa essere registrato su un foglio di calcolo o in un database, e dovrebbe includere informazioni quali il modello del portatile, il numero di serie e il numero di parte. Quando si salva l'inventario rifinito alla rete, assicurarsi che solo selezionare dipendenti hanno accesso ad esso. Questo è importante per prevenire modifiche non autorizzate dei dati accuratamente raccolti.

Progettare un modulo di Checkout

Dopo sai quanti computer portatili la società possiede e quanti sono disponibili a prestare, il passaggio successivo è creare un modulo di checkout portatile che gli utenti possono compilare quando hanno bisogno di un computer portatile in prestito. Il modulo dovrebbe richiedere come informazioni molto dettagliate come possibile, ma almeno avrà bisogno di includere il nome del controllo individuale fuori il portatile, quanto tempo è necessario il computer portatile, la data di restituzione prevista e il motivo per che il computer portatile è necessaria. Il modulo di checkout portatile dovrebbe includere anche una linea per l'individuo che richiede il computer portatile a firmare.

Tenere traccia di forme

Copie cartacee del modulo cassa portatile dovrebbe essere mantenute nel file della società. Inoltre, quelle forme devono essere scansionate e salvate nella stessa cartella che contiene l'inventario dei computer portatili e altri dispositivi. Ogni volta che un computer portatile è stato estratto, il database master o il foglio di calcolo deve essere aggiornato con il nome dell'individuo che ha il portatile check-out. Quando il portatile è tornato il database o il foglio di calcolo deve essere aggiornato per riflettere il fatto che è indietro nell'inventario e disponibile per l'uso.

Creare un unico punto di contatto

Per rendere la procedura di check-out del computer portatile più agevole e semplice possibile, designare un unico punto di contatto. Utilizzando più di una persona per controllare dentro e fuori i computer portatili possa essere fonte di confusione, ed è facile perdere traccia di cui i computer portatili sono stati estratti e quelli che sono disponibili per l'uso.