Microsoft Excel significa cose diverse per ogni utente. Alcuni utenti vedono come un database, mentre altri lo vedono come uno strumento per la formattazione, immissione dei dati e la raccolta. Alcuni utenti utilizzano per analizzare i dati, tra cui la produzione di grafici e diagrammi da quei dati. Se c'è qualsiasi thread comune a queste diverse prospettive di Excel, è la funzione di imporre ordine su un corpo di dati, sia che i dati sono numerico o alfabetico.

Tipi di dati

Excel dispone di una gamma di funzionalità per la gestione e creazione di dati. Gli utenti possono creare dati digitandolo direttamente nei fogli di lavoro di Excel, che appaiono come griglie. Excel fa due grandi distinzioni tra il tipo di dati immessi nelle celle di queste griglie. Dati sono numerico o alfabetico. Gli utenti possono specificare che i dati che stai inserendo sono alfabetici anteponendo loro input con una virgoletta singola. Ad esempio, un utente entrando "' 3,1416" in una cella sarebbe in grado di eseguire operazioni di testo su questa approssimazione per la costante matematica PI. Per indicare a Excel che la sua voce è il numero PI, lei sarebbe rimuovere le virgolette singole.

Formule

Un sottotipo del tipo di dati numerico è formule. Facendo riferimento all'esempio precedente, l'utente potrebbe immettere "= PI ()" per specificare in Excel la formula che rappresenta PI. Excel dispone di molte formule distribuiti in diverse categorie, compresi quelli che operano su dati di testo; formule statistiche come deviazione standard, media e mediana; funzioni matematiche come coseno e seno; e gli altri.

Formattazione

Un esempio illustra rapidamente come utenti formattare i dati con Excel. Un utente immette un numero come "12" in una cella e quindi preme il pulsante di "$" nella barra degli strumenti. Il numero apparirà ora come "$12,00," che indica chiaramente l'utente sta lavorando con valuta. Formattazione di numeri e testo con Excel rende il lavoro con dati molto più facile perché il significato di ciascun elemento dei dati è chiaramente visibile.

Oltre ai formati di valuta, Excel fornisce formati predefiniti per date, orari e percentuali. Formattazione di basso livello, livello di carattere e paragrafo-livello sono anche possibili, così come sono Microsoft Word. Excel fornisce i pulsanti per rendere il testo grassetto, sottolineato e corsivo. I paragrafi possono essere a destra o sinistra giustificata oppure centrato.

Organizzazione dei dati

Ordinamento e raggruppamento dei dati sono due funzioni comuni in Excel. Un elenco di nomi e cifre di vendita del venditore illustra queste funzioni. Gli utenti possono ordinare i nomi in ordine alfabetico, o invece ordinare la colonna vendita in ordine numerico. Se alcuni nomi vengono visualizzati più volte con diverse figure di vendite, Excel può somma, media o eseguire un'altra funzione di riepilogo su tutti i numeri per questo nome. Si tratta di una funzione essenziale per il calcolo della media delle vendite per settimana o mese di ogni venditore.