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Quali sono gli elementi di controllo dei documenti?

Quali sono gli elementi di controllo dei documenti?


Controllo documento va hand-in-hand con tecnologia creazione e consegna. Quando un ingegnere, scienziato o designer inizia a lavorare su un'innovazione o miglioramento del prodotto, che documentano il processo dall'inizio al completamento è essenziale al progetto, e quando lo sviluppo coinvolge un gruppo di individui, è particolarmente importante tenere traccia delle modifiche e mantenere una cronologia delle operazioni eseguite. All'inizio di ogni nuovo programma, documentazione comincia il processo di delineare un piano, e dall'inizio alla fine, il documento controllo assicura che il piano diventi realtà e che eventuali guasti o difetti sono rintracciabili. Utilizzando un sistema di controllo mantiene i membri del team responsabili e clienti informati.

Creazione

Quando un nuovo prodotto o un aggiornamento a un prodotto esistente si fa strada in un piano di progetto, è nato un nuovo documento. Ogni iterazione o sviluppo avrà un documento o una serie di documenti in dettaglio le caratteristiche tecniche, linea del tempo per il rilascio e il design. All'interno di un sistema di controllo del documento, un responsabile tecnico può essere responsabile per la creazione di nuovi documenti. Che designa un solo sorgente o asset manager per provenire nuova documentazione evita ingombrare uno strumento di gestione di database o contenuto con titoli duplicati e file. Spesso nulla osta di sicurezza determina chi può creare e manipolare file pure.

Di editing

Dopo una parte del contenuto viene immesso in un sistema, un manager determina che avrà un ruolo nella creazione e nella revisione del documento, e un amministratore può assegnare ruoli. Questi ruoli sono in realtà le autorizzazioni per visualizzare, controllare e revisionare la documentazione. Un individuo può avere dei diritti di modifica su alcuni e solo diritti di visualizzazione agli altri in tutto il ciclo di vita della creazione del documento. Una fonte di enorme aggravamento nel lavorare con i documenti tiene traccia delle versioni quando molti individui stanno aggiungendo ingressi e revisioni. Gestione dei documenti è una cosa, ma controllo documento sottolinea la necessità di istituire controlli chi gestisce documenti e quando e come li trattano.

Cattura

Quando le modifiche sono apportate a un documento e approvate, tramite valutazioni inter pares dei contenuti o commenti contro un contratto, la versione del documento deve essere catturato, o registrate e congelati da ulteriori cambiamenti. Nel controllo dei documenti, questo può significare assegnando un numero di versione come revisione A o versione 2.1. Una volta che un documento viene finalizzato e firmato fuori attraverso un processo di approvazione, è catturato nel sistema a tale versione esatta e la data di completamento e ulteriori modifiche non possono essere fatta fino a, per esempio, va da revisione A B o versione 2.1 a 2.2. Se viene avviato un processo di revisione, il ciclo dal piano alla creazione a editing e cattura ricomincia.

Deposito

Un processo di controllo documento termina con distribuzione e archiviazione o a volte solo. Se la documentazione è parte della consegna un pezzo di software, dati o hardware a un cliente, dopo la consegna formale è completa, è vitale per archiviare una versione modificabile e una versione bloccata della revisione esatta, finale sia elettronicamente, in copia cartacea, o entrambi. Documenti sono arrivati ad un sistema di gestione e bloccati, con un'opzione per il check-out un'iterazione finale se è necessaria una nuova revisione. Guasti e problemi di tecnologia spesso richiedono una revisione della documentazione originale sviluppata a fianco del prodotto, in modo costante dei dati e controlli dei documenti stabiliscono un percorso per la risoluzione dei problemi.