Le aziende in epoca moderna generare masse di documenti, contenuti e altre informazioni su supporto cartaceo che devono essere classificata, sintetizzato e gestito. Sistemi di gestione documentale che comprende strumenti, tecnologie e applicazioni vengono utilizzate per acquisire, memorizzare, gestire, conservare e distribuire contenuti a segmenti di utenza e la forza di lavoro estesa in un'organizzazione. I documenti elettronici creato e generato possono essere utilizzati per vari scopi. Ci sono molti vantaggi di investire in un sistema di gestione documentale.

Elimina problemi di deposito

Recupero e l'accesso ai dati aziendali chiave, record dei clienti, informazioni finanziarie e contabili sono di vitale importanza per l'esecuzione di operazioni aziendali quotidiane per qualsiasi organizzazione. Tali file, contenuti e informazioni in formato di documento dovrebbe essere disponibile su richiesta. Un sistema ben gestito documenti Elimina problemi consumo dello spazio di archiviazione e i processi ingombranti associati a sistemi di archiviazione manuale o metodi non elettronici di archiviazione documenti cartacei ed. Un sistema di gestione documentale garantisce documenti elettronici e file si trovano nella cartelle che possono essere recuperate e accedervi rapidamente come necessario.

Ricerca e recupero più veloce

Un sistema di gestione documentale sistematicamente memorizza e archivi di documenti digitalizzati, immagini e altri file. Categorizzazioni e altre forme di classificazione consentono di archiviare in più modi in un DMS i documenti. Questi file possono essere recuperati con le funzionalità di ricerca di query full-text. Utilizzando qualsiasi parola o combinazione di parole, gli utenti possono cercare e individuare tutti i documenti in qualsiasi momento ed eseguire importanti cambiamenti secondo le esigenze di lavoro. Meno tempo è trascorso dal personale nella ricerca di documenti o il tentativo di trovare le versioni correnti.

Condivisione delle informazioni senza giunte

Impiegati e gli operai devono regolarmente condividere informazioni durante l'esecuzione di vari compiti e funzioni. Con un DMS in luogo, file elettronici, documenti cartacei digitalizzati e immagini, i file pdf sono facilmente accessibili attraverso le Intranet aziendali, Internet e reti di grande area, e c'è un migliore flusso di informazioni attraverso tutte le gerarchie organizzative. I file possono essere stampati da qualsiasi computer o stampante e possono essere trasmesso anche attraverso il DVD o CD. collaboratori possono condividere informazioni e collaborare su progetti specifici e le assegnazioni. Più utenti, revisori e responsabili possono accedere ai file e rivedere i documenti più velocemente.

Deposito ridotto

Deposito ridotto è uno dei maggiori vantaggi di investire in un sistema di gestione documentale. Grandi aziende, piccole e medie imprese, organizzazione non-profit e Start-up che sembrano tutti per consolidare e ottimizzare le aree operative di business Risparmia su commerciale in affitto e i costi di proprietà. Industria e conformità alle normative e regolamenti ha reso necessario memorizzazione e archiviazione di grandi quantità di dati generati dal documento e le informazioni. Mantenere record basati su carta e masse di cartelle di documenti ostacolerà il lavoro dei dipendenti, personale e altri lavoratori in ufficio limitato spazio e gli ambienti di lavoro. Un sistema di gestione documentale integrato riduce la quantità di area privilegiata ufficio necessario per mantenere record basati su carta.

Continuità aziendale

Le imprese hanno sempre fare i conti con rischi e incertezze e altri scenari di emergenza. Improvvise interruzioni o incidenti possono impatto negativo sulle operazioni aziendali e distruggere informazioni critiche e risorse digitali sul sito. Archivi cartacei sono vulnerabili al fuoco, vandalismo, inondazione, furto e altri pericoli connessi con catastrofi naturali e generalmente costosi da mantenere. Un DMS agisce come un meccanismo di sicurezza vicino soluzione di disaster recovery e centrale esegue il backup di documenti e gli atti basati su documenti cartacei per l'archiviazione off-site. Questi archivi possono essere conservati e documenti ripristinati in caso di rottura non contabilizzata o disastro e garanzia di continuità del business.