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Quali sono i vantaggi e gli svantaggi of Geographic Filing?

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi of Geographic Filing?


Secondo la biblioteca di stato del Texas, mantenendo un sistema di gestione file disorganizzato è una ricetta per il disastro. È difficile ottenere informazioni quando ne avete bisogno urgentemente. Organizzare e modificare le informazioni all'interno di un tale sistema disorganizzato per fini decisionali inoltre è abbastanza impossibile. Un sistema di archiviazione efficiente è obbligatorio per qualsiasi organizzazione che si aspetta di trarre benefici dalle informazioni in suo possesso. Il sistema di classificazione geografica è appropriato in cui la posizione geografica è il componente più importante delle informazioni.

Convenienza

Geografiche record relazionati a un percorso specifico vengono archiviati insieme. Questo agevola il processo decisionale rapido perché le informazioni in esame si riferiscono ad una determinata area geografica. Aree geografiche sono classificate come unità o gruppi di unità. Presentazione geografica permette un facile movimento dei record da semplicemente spostandoli da un posto a altro.

Vantaggi di analisi

Presentazione geografica aiuta il processo di analisi consentendo facile confronto di elementi di dati. Per esempio, un'analisi di record archiviato secondo edificio il nome e il percorso può contribuire ad identificare i registri di manutenzione per un determinato edificio.

Svantaggi di complessità

Il processo di archiviazione e recupero dati geografici è che richiede tempo per la necessità di utilizzo di più identificatori di riferimento. Per esempio, l'individuazione di un particolare edificio richiederebbe un riferimento a un determinato stato, città, strada e infine il nome dell'edificio. Record mantenuti in alcune nazioni sono scritti nella loro lingua. Per esempio, la città di Firenze, in Italia è "Firenze" in record italiani. Cross-reference per l'altra lingua diventa pertanto necessarie per consentire agli utenti non italiani di comprendere le informazioni.

Svantaggi di requisito di indice

È necessario avere familiarità con la zona geografica sufficientemente bene per capire i record. Per individuarli velocemente, è necessario utilizzare un indice alfabetico. Il processo di archiviazione e recupero di un record richiede due azioni: controllare l'indice della posizione del file e cercare tra le altre informazioni.