Posta elettronica è diventata una prodigiosa forma di comunicazione, sostituendo la lettera scritta a mano e chiamate telefoniche. Come si diffonde l'uso di email, aumenta la necessità di scrivere messaggi di posta elettroniche in modo efficace. Concentrandosi su alcune componenti chiave quando comporre messaggi di posta elettronica possono aiutare a migliorare la comunicazione elettronica.

Righe dell'oggetto

Riga dell'oggetto di un'email annuncia il contenuto globale del messaggio. Rendendo la riga dell'oggetto breve e al punto garantisce che il destinatario capisce l'intento del messaggio e consente di determinare se aprirlo immediatamente, o se il messaggio può attendere. Un oggetto accattivante può attirare l'attenzione del destinatario, considerando che il destinatario non può aprire mai un messaggio senza una riga di oggetto. Alcuni spam filtra i messaggi di blocco senza una riga di oggetto, impedendo la consegna.

Grammatica e punteggiatura

Come con tutta la corrispondenza scritta, punteggiatura e grammatica corretta sono cruciali per comunicazione efficace email. Grammatica improprio può portare a confusione e incapacità del destinatario di comprendere il vostro intento. Scrivere messaggi nella stessa combinazione di maiuscole e minuscola come si farebbe con una lettera scritta a mano. Maggior parte delle persone considera messaggi di posta elettronica scritti in lettere maiuscole, scortese e poco professionale. Controllare i messaggi e-mail per gli errori di ortografia prima di cliccare il pulsante "Invia" per evitare un aspetto poco professionale.

Chiarezza

Lo scopo di un'email è di trasmettere un messaggio al destinatario. Il messaggio può porre una domanda o offrire informazioni. Un messaggio di successo offre queste informazioni in modo diretto e chiaro. Utilizzando precisa formulazione aiuta a garantire che il destinatario capisce il vostro intento e può rispondere di conseguenza.

Lunghezza

Mantenere il contenuto della tua e-mail diretta e sul soggetto. Trasmettere che cosa dovete dire senza l'aggiunta di un sacco di informazioni aggiuntive, o il destinatario potrebbe perdere l'intento del messaggio. Assicurarsi di includere informazioni sufficienti per spiegare l'intento del messaggio correttamente. La lunghezza appropriata di un email dipende dalla materia.

Considerare il pubblico

Come con qualsiasi forma di corrispondenza, è necessario considerare i destinatari del messaggio di posta elettronica. L'uso di un tono non corretto può causare alcuni destinatari eliminare il messaggio senza leggerlo completamente. È possibile inviare un messaggio con un tono leggero e un tocco di umorismo per gli amici. Corrispondenza d'affari spesso richiede un tono serio e professionale.