QuickBooks importa dati da altri file di QuickBooks e altri programmi di contabilità e foglio di calcolo utilizzando il formato di interscambio di Intuit, un file di testo che termina con l'estensione .iif. Importazione di dati da altri account di QuickBooks è abbastanza facile, dato che il programma gestisce la formattazione. Intuit avverte, tuttavia, che la creazione di file IIF adattando i dati da un altro foglio di calcolo o contabilità programmi è "tecnicamente complesso." L'azienda suggerisce che a meno che non si hanno un sacco di dati da importare, potrebbe essere più veloce e più facile da digitare i dati direttamente in QuickBooks.

Che cosa è possibile importare

È possibile utilizzare un file IIF per importare le voci di QuickBooks elenchi, tra cui il piano dei conti, gli elementi utilizzati in transazioni, fornitori, clienti e bilanci. È inoltre possibile importare le transazioni ad esempio assegni, depositi, fatture, fatture fornitore, vendite per contanti, stime e voci di giornale di registrazione generale.

Limitazioni

I file IFF importati non creano collegamenti di transazione. Se un pagamento da un cliente è incluso nell'importazione, è necessario applicare manualmente il pagamento di una fattura aperta. Se utilizzi QuickBooks con una licenza multi-utente, deve essere in modalità utente singolo per importare o esportare dati e deve log-in come utente Admin. È possibile importare né esportare dati retribuzioni.

Intestazioni IIF

Si preparano i dati per il trasferimento in un foglio di calcolo, ma salvare il programma come un file di testo. Per essere letto facilmente da QuickBooks, modificare l'estensione nel nome del file per .iif. L'estensione suggerimenti fuori QuickBooks che il file contiene dati da trasferire, ma ciò che rende il file di lavoro sono le intestazioni. Le intestazioni di definiscono campi specifici nel file dell'azienda. Le intestazioni dei file sono impostate in una riga con la prima parola chiave all'inizio di riga con un punto esclamativo. Un inizio di riga con "! TRNS"identifica una transazione per l'importazione. QuickBooks fornisce un elenco di intestazioni necessario per trasferire correttamente i dati. L'ortografia per ciascuna di queste intestazioni essere molto precisi per trasferire i dati di successo. QuickBooks fornisce un IIF scaricabili importare kit che contiene un manuale di importazione, un elenco di intestazioni di colonna necessari per importare i file di dati e campione IIF. Gli esempi illustrano la formattazione necessaria per creare un file leggibile di IIF.

Backup prima dell'importazione

Eseguire il backup dei dati della vostra azienda prima di importare un file IIF. Se il file viene importato con errori, è sempre possibile ripristinare il backup. Pratica è sempre in ordine quando in primo luogo creando e importando i file IIF. Utilizzare un file di società di QuickBooks campione per importare un file IIF per vedere se i dati di trasferimenti di file correttamente.