Microsoft Outlook fornisce un modo per semplificare la tua email e pre-impostare le azioni avvenga automaticamente in modo da poter trascorrere meno tempo a gestire il tuo indirizzo email. Le regole in Outlook sono trigger che è possibile impostare in base a determinate condizioni che eseguirà determinate azioni per voi, come spostare i messaggi in cartelle specifiche, impostare un risponditore automatico per quando si è lontani o avendo la posta indesiderata e messaggi indesiderati inviati direttamente al Cestino.

Filtro

Utilizzando le regole può aiutare a pre-ordinare il tuo indirizzo email. Se si dispone di posta elettronica che ha bisogno di andare in una cartella specifica, una regola può aiutare. Se ricevi email dal vostro club di arte, ad esempio, è possibile impostare una regola di guardare il campo "Da" in tutte le email in arrivo. Quando trova l'indirizzo del tuo club di arte nel campo "Da", può essere raccontata per spostare automaticamente questa email nella cartella del club di arte.

L'eliminazione di

Un'altra condizione potrebbe essere impostata se, ad esempio, non volete essere disturbati con scherzi persone inviare messaggi di posta elettronica; è possibile impostare la regola per cercare la parola "scherzo" nella riga dell'oggetto e immediatamente spostare tutti questi nel Cestino. Molte persone usano le regole per evitare la posta indesiderata inviata da inoltro da persona a persona in una catena. Essi impostare la regola per cercare "Fw" nell'oggetto e inviare automaticamente anche questi nel Cestino.

Risposta di conferma

In business sia per uso personale, si potrebbe voler lasciare i mittenti di e-mail sapere immediatamente che hai ricevuto la loro e-mail e risponderà entro un certo periodo di tempo. Alcune forze vendite utilizzano questa regola, impostando per rispondere automaticamente con un modello di messaggio che dice qualcosa del tipo, "Ciao! Grazie per il vostro interesse di e-mail. Risponderà via email entro 48 ore a vostra richiesta." In questo modo persone pensare che stai ignorate dopo inviando una mail a una persona di vendita che è fuori dall'ufficio.

Risponditore automatico

Si consiglia la gente sappia che avete intenzione di essere lontano per un paio di giorni e non deve aspettarsi di sentire da voi durante quel tempo. Un auto-responder fa il trucco. Basta impostare la regola per rispondere a tutte le email con il messaggio preparato dicendo loro quando avete intenzione di tornare in ufficio.

Modelli

Tutti i metodi di cui sopra richiedono la creazione di messaggi di stock o modelli. Per effettuare questa operazione, avviare una nuova email, digitare il vostro messaggio e salvare come un modello invece di salvarlo come bozza di un'e-mail. Questi sono conservati in una speciale cartella di Outlook, e si può avere come molti di loro come si desidera coprire qualsiasi occasione di e-mail.