Le caselle smart sono un modo per avere il tuo client di posta elettronica di ordinare automaticamente la posta per voi in cassette postali appropriate. Ciò consente di stabilire immediatamente quali email richiedono un intervento immediato e che si può ignorare. In definitiva, le caselle smart migliore dipenderà molto alle vostre esigenze, ma alcune regole sono comuni a tutti.

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Guru di produttività Merlin Mann, proprietario del sito Web per la produttività di cartelle 43, consiglia di configurare una casella smart per le email contrassegnate. Maggior parte dei client di posta elettronica includono una funzionalità che consente di contrassegnare le email che sono importanti e si desidera tornare in un secondo momento. Se il client non dispone di una cassetta postale dedicata alla visualizzazione delle email contrassegnate, creando uno può essere un'idea intelligente per arrivare rapidamente le e-mail che si intende rispondere più tardi.

Leggere più tardi

Molti server e client di fare un lavoro ragionevolmente buono di separare la posta indesiderata che non volete dalla posta che si desidera. Tuttavia, essi sono meno utili a smistare la posta che è necessario leggere ora dalla posta che può andare in giro a più tardi. Per risolvere questo problema creando una casella smart "read later" che è progettato per filtrare le newsletter, gruppi mailing e notifiche comuni che effettivamente si desidera leggere, ma che non si desidera mescolato con più critica email relative alla tua attività o di lavoro. Tuttavia, questa casella smart richiedono che si prende il passo rigido di decidere, in anticipo, quale email possono attendere più tardi e che non può. Tale decisione sarà molto personale, ma notifiche del sito di social network, blog notifiche e newsletter automatizzati possono essere buoni posti per iniziare.

Allegati

A seconda del vostro client, è possibile creare una casella smart esclusivamente per le e-mail che contengono allegati. Questa casella può servire una varietà di scopi: si può fornire con un modo veloce per trovare quelle foto che un parente mandarti due o tre settimane fa senza scavare attraverso le pagine di altre e-mail, ma si può anche fornire un modo pratico, veloce per risparmiare spazio su disco. Un'email ordinaria prende solo pochi kilobyte di spazio, ma vengono aggiunte immagini (soprattutto in pubblicità) che può andare fino a megabyte. Creando una casella smart che contiene tutte le email che è venuto con gli allegati, è possibile eliminare rapidamente tutte le email che è venuto con allegati. Dopo mesi o anni di accumulo di posta, potrebbe essere sorpresi di quanto spazio sprecato potete riguadagnare creando questa regola di posta elettronica.

Posta vecchia

Infine, è possibile creare una casella smart per raccogliere tutti i messaggi che sono più vecchi di qualche mese o un anno. Facendo questo e mantenerlo ordinati dal mittente, avete un modo facile e veloce per identificare ciò che si desidera mantenere, e ciò che non è più necessario e li elimina.