Posta elettronica offre un mezzo efficace di comunicazione, consentendo di ricevere risposte rapide alle vostre domande o informare le persone su una riunione senza fare più chiamate telefoniche. Ma la posta elettronica può anche essere un nemico se usato male, portando a malintesi, confusione e anche rabbia. Utilizzare tecniche di comunicazione efficace e-mail per assicurarsi che i messaggi sono chiari e idonei ai vostri scopi.
Selezionando utilizzi appropriati
E-mail è un'opzione di buona comunicazione quando è necessario ottenere un semplice messaggio a numerose persone in una sola volta, come un promemoria di office. Inoltre è utile quando è necessario mantenere una traccia scritta della vostra interazione con qualcuno o per inviare un documento per il loro esame.
La University of North Carolina (UNC) a Chapel Hill identifica diverse situazioni in cui la posta elettronica non è la migliore opzione di comunicazione. Non utilizzare la posta elettronica se qualcuno ha bisogno di ricevere informazioni immediatamente, poiché non puoi essere sicuro che la prossima volta che la persona controllerà il suo account di posta elettronica. Evitare di utilizzare posta elettronica per argomenti complicati, poiché discutendo questi in persona può minimizzare la confusione. È anche consigliabile ignorare e-mail se una questione è altamente riservata, dal momento che il messaggio potrebbe essere accidentalmente inoltrato agli altri, e la posta elettronica verrà creato un record tracciabile della conversazione.
Stabilire le finalità e le aspettative
"Provare a riassumere quello che stai cercando di realizzare attraverso la comunicazione nel primo paragrafo," consiglia Web developer Joshua Riddle. Egli suggerisce anche spiegare chiaramente che cosa volete al destinatario di fare in risposta alla posta elettronica, che si tratti di risposta con alcune informazioni, completamento di un'attività o semplicemente mantenere le informazioni nella mente. Assicurarsi di che collegare eventuali documenti o link che il destinatario ha bisogno per completare l'azione desiderata.
Messaggi di marketing
Quando si utilizza e-mail per commercializzare un prodotto, sollecitare le donazioni o mantenere sostenitori informati circa una causa, fare attenzione a non inviare messaggi troppo frequentemente. "Stick con una pianificazione di distribuzione di posta elettronica mensile o bimestrale e tenta di inviarlo allo stesso tempo del giorno, ogni volta," consiglia PracticeDock ditta di Web-marketing.
Assicurarsi che questi materiali contengono la vera "Novità" e non sono solo rimaneggiare informazioni precedentemente distribuiti. Forniscono un modo per i destinatari per cancellarsi da comunicazioni future in modo non si rischia di alienarsi definitivamente coloro che non vogliono ricevere gli aggiornamenti.
Se si sta creando un newsletter basate su HTML o la pubblicità, è necessario inviare una copia di prova a se stessi in modo è possibile verificare che sembra come ci si aspetta di quando arriva in una casella di posta. Inserire link diretti alle pagine Web si fa riferimento nel messaggio di posta, fornisce consulenza marketing consultant Jon Keel. Egli suggerisce anche personalizzi mailing di massa, includendo il nome del destinatario nella parte di comunicazione.
Altri suggerimenti
Poiché la maggior parte delle persone sono bombardati da messaggi di posta elettronica e altre comunicazioni durante tutta la giornata, mantenere il vostro messaggio breve per aumentare le probabilità che sarà leggere integralmente.
Utilizzare la funzionalità di controllo ortografico nel programma di posta elettronica prima di inviare il messaggio. Le parole errate possono portare la credibilità e la conoscenza in questione. Verificare tutti i collegamenti che hai inserito per assicurarsi che funzionino. Se il tuo messaggio si riferisce a un allegato, verificare di aver incluso e aprirlo per essere certi che è il file corretto.
Quando si ricevono messaggi di posta elettronica, rispondere prontamente a loro. Non utilizzare la funzionalità "Rispondi a tutti", a meno che tutti gli altri destinatari veramente bisogno di leggere la tua risposta. Se avete intenzione di essere lontano da account di posta elettronica per più di un giorno, è possibile utilizzare una funzionalità di risponditore automatico per notificare automaticamente mittenti della vostra assenza.