Utilizzando la funzionalità di stampa unione in Word 2003 fornisce un modo efficiente e risparmio di tempo creare elementi, ad esempio lettere tipo, etichette, tagliandi e anche messaggi di posta elettronica. Una stampa unione inizia con un documento master che è poi personalizzare utilizzando testo aggiuntivo o personalizzare per il destinatario. Durante il processo di stampa, ogni documento viene stampato con la corretta personalizzazione o personalizzazione. Mentre non è difficile completare una stampa unione, può essere difficile. Completare un breve tutorial su stampa unione di Microsoft Word 2003 può aiutarvi a comprendere meglio il processo.

Istruzioni

Guida introduttiva

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Avviare Word 2003 e lasciare aperto il documento vuoto predefinito.

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Selezionare "Lettere e Mailing" dalla scheda "Strumenti" nel menu principale di Word e quindi selezionare "Stampa unione".

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Visualizzare il riquadro di attività di "Stampa unione" che appare. In questa esercitazione si utilizzerà la stampa unione per aggiungere un messaggio di saluto e il nome del destinatario di una lettera.

Selezionare un tipo di documento e File di dati

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Selezionare il tipo di documento "Lettere" dall'elenco delle scelte disponibili. Altre opzioni includono messaggi di posta elettronica, buste, etichette o una directory.

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Selezionare "Utilizzare il documento corrente" per il documento master. Altri tipi di documento includono "Inizia da un modello" e "Inizia da un documento esistente."

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Scegliere un'origine dati per connettersi e ottenere le informazioni personalizzate che si desidera aggiungere alla lettera. Nell'elenco "Seleziona destinatari", la selezione che si effettua dipende dove è memorizzare queste informazioni. Se le informazioni vengono memorizzate in un foglio di calcolo di Excel, selezionare l'opzione "Usa un elenco esistente". Se si mantiene un elenco di contatti nel vostro programma di Outlook, scegliere "Seleziona dai contatti di Outlook." Se attualmente non si dispone di un elenco e bisogno di crearne uno, scegliere "Crea un nuovo elenco."

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Scegliere destinatari individuali stampa unione oppure selezionare l'intero elenco. Per includere singoli destinatari, inserire un segno di spunta accanto a ogni nome che si desidera includere. Per selezionare l'intero elenco, premere il pulsante "Seleziona tutto".

Aggiungere informazioni sui destinatari e completare l'Unione

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Scegliere i campi, o segnaposto, che si desidera aggiungere al documento principale. Iniziare a digitare la lettera principale e aggiungere un segnaposto per il campo facendo clic sul link corrispondente nella sezione "Scrivere Your Letter". Ad esempio, avviare la lettera selezionando il link "Blocco di indirizzi" a un segnaposto di "indirizzo" e quindi selezionare il link "Saluto linea" per aggiungere un segnaposto per il saluto.

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Selezionare un formato per informazioni segnaposto effettuando selezioni opzioni disponibili. Ad esempio, un segnaposto "Saluto linea" fornisce scelte che consentono il saluto a leggere come Dear Mrs. Smith, o Ciao Stephanie.

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Corrispondono ai campi che si desidera includere all'interno di ciascun segnaposto. Utilizzare la casella a discesa accanto a ogni nome di campo di corrispondenza con come si legge il nome del campo nell'origine dati. Ad esempio, se il "cognome" campo sul tuo letture di foglio di calcolo di excel come "Cognome" sceglie tale nome di campo dall'elenco a discesa per abbinare.

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Visualizzare in anteprima i documenti uniti utilizzando i pulsanti "Avanti" e "Precedente" e assicurarsi che siano corrette.

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Completare la stampa unione selezionando il pulsante "Stampa" per stampare o il pulsante "Modifica" per salvare l'Unione in un unico file di Word che è possibile modificare o stampare successivamente.

Consigli & Avvertenze

• Un modo alternativo per avviare una stampa unione è quello di selezionare la scheda "Visualizza" nella parola menu principale, quindi selezionare "Barre degli strumenti" e "Stampa unione".
• Se si seleziona l'opzione di digitare un nuovo elenco per l'origine dati, si aprirà un modulo di database e-mail, consente di immettere informazioni. È possibile salvare, modificare e riutilizzare questa forma come necessario.
• Informazioni segnaposto appaiono racchiuso tra virgolette, come in << AddressBlock >>.
• È una buona idea per salvare il documento master in una posizione separata in modo da poterlo riutilizzare.
• Corrispondenza esatta è cruciale per un successo di stampa unione. Se Word non è possibile identificare i campi che si desidera includere con un segnaposto, il campo apparirà vuoto dopo l'Unione.