Sistemi di gestione documentale sono sistemi elettronici che sono progettati per gestire, archiviare, distribuire e archiviare documenti. Questi sistemi sono comuni in imprese e sistemi formativi e agiscono come un mobili archivio digitale. Sistemi di gestione documentale sono noto anche come "sistemi di gestione dei contenuti" come sono in grado di memorizzare audio, video e altri tipi di supporti, oltre ai documenti.

Spazio fisico

Sistemi di gestione documentale spesso archiviano informazioni sui server o altri sistemi di computer potente. Questi spazi di archiviazione elettronica spesso occupano meno spazio rispetto alla loro controparte fisica.

Archiviazione digitale

Sistemi di gestione documentale consentono per l'archiviazione dei documenti stessi e anche per le versioni precedenti. Questo può aiutare a tenere traccia delle revisioni nel tempo e fornisce un ulteriore vantaggio di essere in grado di tornare a vecchi documenti. Tuttavia, se queste informazioni non sono organizzate e conservate correttamente, potrebbero esserci troppi documenti e versioni disponibili, causando così un'informazione sovraccarico problema agli utenti.

Posizione centralizzata

Sistemi di gestione documentale sono un percorso di archiviazione centralizzata dove molti utenti possono accedere al documento più attuale e aggiornato da una posizione centrale. Questo facile accesso ai documenti supporta la collaborazione tra molti utenti. La posizione centralizzata di documenti promuove anche la facile distribuzione di documenti per gli utenti. Tuttavia, archiviazione elettronica di documenti digitali in un'unica posizione potrebbe rappresentare un rischio per la sicurezza supplementare a meno che la protezione supplementare è aggiunto per proteggere il sistema elettronico.

Strumenti di utilità aggiuntive

Elettronicamente, archiviazione e gestione dei documenti all'interno di un sistema di gestione elettronica documentale permette per strumenti di utilità fornire funzionalità aggiuntive che non erano disponibili nella loro controparte fisica. Ricerca attraverso documenti elettronici è più facile rispetto alla ricerca di ogni documento a mano. Tuttavia, molti di questi strumenti può essere inutile e può avere un costo superiore al valore per le aziende.