Essere in grado di salvare i contatti nella tua rubrica e quindi utilizzare quel libro per selezionare persone di inviare messaggi di posta elettronica per è un grande risparmio di tempo. Se si lavora con più team o gruppi di persone che è spesso e-mail allo stesso tempo, quindi è possibile risparmiare ancora più tempo utilizzando una lista di distribuzione. Una lista di distribuzione di Outlook è lo stesso come un ID di gruppo o il nome del gruppo in altri strumenti di e-mail. La lista di distribuzione è più facile da impostare, se hai già contatti nella tua rubrica indirizzi.

Istruzioni

1

Creare una lista di distribuzione nell'ambito della Rubrica. Selezionare "File" e quindi scegliere "Nuovo" dal sottomenu. Il sottomenu successivo, selezionare "Lista di distribuzione."

2

Immettere un nome per l'elenco. Se l'elenco è per una squadra, si deve usare il nome della squadra, nome del progetto o un acronimo per la squadra. Se l'elenco è per un altro gruppo, creare un nome che ricorderete facilmente.

Utilizzare il pulsante "Seleziona membri" per visualizzare la finestra di Seleziona membri, dove si può sfogliare la Rubrica per aggiungere nomi all'elenco. Fare clic sul pulsante "Membri" nella finestra Seleziona membri per copiare i nomi desiderati nell'elenco dal lato sinistro al lato destro. Dopo aver aggiunto i nomi, fare clic su "OK". Si tornerà alla finestra di lista di distribuzione e verrà popolata con i membri che hai scelto. Se hai perso qualcuno, basta cliccare sul pulsante "Seleziona membri" nuovamente per trovare altre persone.

Se lo si desidera, è anche possibile aggiungere persone all'elenco che non attualmente in rubrica indirizzi, utilizzando il pulsante "Aggiungi nuovo" nella finestra lista di distribuzione. O è possibile rimuovere le persone dalla lista che non si desidera avere nell'elenco utilizzando il pulsante "Rimuovi". Utilizzare la scheda "Note" per aggiungere dati facoltativi sulla tua squadra o gruppo deve essere salvato con la vostra lista.

3

Salvare la lista di distribuzione utilizzando l'opzione "Salva e Chiudi" sulla barra degli strumenti. Si dovrebbe vedere la finestra di Outlook che eri prima di avviare la funzione di lista di distribuzione. Se si sposta la finestra contatti, vedrete la lista di distribuzione ci.

Consigli & Avvertenze

• Per visualizzare o aggiornare una delle tue liste di distribuzione, si dovrebbe fare clic sull'icona "Contatti" sulla barra dei collegamenti ad Outlook. Questo visualizzerà il tuo elenco di contatti. Scorrere i contatti fino a quando vedrete l'elenco che si desidera aggiornare. Liste di distribuzione avrà una doppia testa icona accanto al nome per indicare che si tratta di un elenco contenente più di un contatto. O se ti ricordi quello che hai chiamato l'elenco, è possibile utilizzare le lettere sul lato destro della finestra per spostarsi rapidamente contatti e liste di distribuzione che iniziano con la lettera utilizzato all'inizio del tuo nome elenco. Fare doppio clic sull'elenco che si desidera visualizzare o aggiornare e la lista di distribuzione finestra verranno visualizzati con dati, quindi è possibile modificare l'elenco. Se si apportano gli eventuali aggiornamenti, assicurarsi di salvare le modifiche. Una volta nella finestra lista di distribuzione viene visualizzato, è possibile utilizzare l'alto (record precedente) e giù (record successivo) frecce sulla barra per scorrere attraverso e facilmente aggiornano tutti i record di contatto.
• La prossima volta che si desidera inviare una email a questo gruppo o gruppo, fare clic su "Rubrica" di a o copiare campi. Doppio clic sul nome o utilizzando il pulsante a, CC o Ccn e facendo clic su "OK" quando si sono fatto aggiungere destinatari, selezionare la lista di distribuzione dai contatti. Quando l'e-mail viene inviata, che attribuirà tutti gli indirizzi di e-mail di membro all'email affinché tutti i membri ottenere esso.
• Per eliminare una lista di distribuzione, con un tale elenco visualizzato nella finestra lista di distribuzione, vai al menu e selezionare quindi "File" stato "Elimina". L'elenco sarà andato, tuttavia, i singoli contatti rimarrà nella tua rubrica se sono stati aggiunti ci.