Creazione di un database di Microsoft Excel è un modo semplice di informazioni di rilevamento. Database di Excel sono buoni per il rilevamento dati flat, come elenchi di contatti, i bilanci e gli inviti agli eventi. Ognuno di questi esempi richiede solo una tabella. Excel non dovrebbe essere utilizzato come un database per tenere traccia delle informazioni relazionali, come il monitoraggio di ciò che acquistano prodotti clienti. Questo è perché il relazionale informazioni richiedono due o più tabelle, ad esempio un elenco di clienti e un elenco di prodotti.

Progettazione di un Database di Excel

Prima di creare effettivamente il database in Excel, si dovrebbero spendere pochi minuti per la progettazione del sistema. È un risparmiatore di tempo importante per creare una bozza di foglio di calcolo, poiché esso può essere difficile aggiungere campi a una data successiva. La bozza dovrebbe identificare tutte le informazioni che si desidera tenere traccia. Ciò dovrebbe includere cose come nomi, indirizzi e numeri di telefono per i contatti o scadenze e importi in dollari per un database di bilancio. Una volta identificate queste informazioni, quindi è relativamente facile da organizzare. La cosa importante da ricordare quando l'organizzazione delle informazioni è quello di mantenere i campi più piccolo possibile. Ad esempio, non si avrebbe un campo denominato indirizzo; invece, sarebbe suddividerlo in dati di dimensioni inferiori, come indirizzo, città, stato e codice postale. Questo rende più facile successivamente ai dati di ricerca e di filtro. Dopo aver completato il disegno, è un processo semplice per creare il database.

Creazione di un Database di Excel

Ora che è stato identificato esattamente che cosa volete il vostro database di Excel per contenere, è facile crearlo in Excel. Basta avviare un nuovo foglio di calcolo in Excel e salvarlo come il nome del database. Ogni piccolo pezzo di informazione, chiamati un campo identificato in fase di progettazione è un'intestazione di colonna. Ad esempio, per il database dei contatti, cella A1 sarebbe cognome, cella B1 sarebbe nome e C1 sarebbe Street Address. È sufficiente inserire nei nomi di campo che attraversa l'intestazione di colonna. Dopo aver creato i campi, è possibile formattare facendo cose come il ridimensionamento delle colonne, grassetto i titoli e cambiando i colori, se desiderato. Una volta completato, si è pronti per aggiungere dati. Ogni riga in Excel è un record. Basta fare clic nella prima cella vuota della colonna e immettere le informazioni. Se il database sta per contenere un sacco di dischi, quindi si può prendere in considerazione i nomi dei campi di congelamento. Questo sempre dovrebbe visualizzare le intestazioni di colonna in modo da poter vedere dove ti trovi, non importa quante righe contiene il foglio di calcolo.