SharePoint è un grande strumento per la condivisione e la distribuzione di documenti per varie squadre e gli enti commerciali rapidamente e in modo sicuro. Alterazione di questi documenti spesso coinvolge l'utente "check out" il file e poi archiviarlo nuovamente al completamento. Anche se il check in/out processo è istantaneo, spesso l'utente potrebbe essere necessario aggiornare il loro schermo per visualizzare le modifiche.

Che cos'è Sharepoint?

SharePoint è un programma basato su Windows che funge da portale di condivisione delle informazioni e comunicazioni. Utilizzando SharePoint gli utenti sono in grado di inserire documenti e file in un unico portale dove altri utenti possono visualizzare o alterarli. Questo è un processo sicuro e richiede che gli utenti che sono in grado di accedere i documenti hanno permesso di farlo dall'amministratore del sito di SharePoint. In genere questa è la persona che ha configurato il sito di SharePoint.

Estrazione di un File

Dato che molte persone potrebbero essere lavorando all'interno dello stesso documento, SharePoint offre una funzione di Check-Out che permette altri spettatori o collaboratori sanno che qualcuno è in procinto di modificare il file. Per estrarre il documento, la persona deve prima individuarlo all'interno del sito di SharePoint e quindi selezionare "Estrai" dal menu a discesa situato accanto al file. Dopo aver completato il lavoro sul documento, SharePoint offre automaticamente all'utente la possibilità di controllare modo che altri utenti hanno ora accesso.

Aggiornare la visualizzazione

Dopo il check-in o il check-out il documento, la schermata di SharePoint non mostra immediatamente che il documento non è accessibile. Al contrario, l'utente che l'accesso al documento o archiviarlo indietro nel devono aggiornare il loro schermo per visualizzare lo stato del documento. Questo vale solo per l'utente che sta controllando il file dentro o fuori, tuttavia. Altri utenti che attualmente non lavorano sul file possono vedere lo stato del documento, non appena si collegano al portale. Si noti che anche se visivamente SharePoint non Mostra il check in/out stato fino a quando dopo un aggiornamento dello schermo, non cambia lo stato del documento.

Problemi

Quando c'è più di una persona che tenta di accedere a un file in una sola volta o se qualcuno sta lavorando su un file e non fatto check it out correttamente, possono sorgere problemi. Gli utenti che lavorano su un file che non ha fatto check it out venga visualizzato un messaggio che esiste un'ulteriore versione del documento. Il messaggio può anche notare che precedentemente salvato il documento e la data in che cui è stato salvato. In questi casi, SharePoint chiederà all'utente quale versione del file che vogliono mantenere o se le modifiche devono essere unite in un unico documento.