Microsoft Excel e Access sono intercambiabili. Se ci sono dati in Excel che deve essere in Access, l'utente può riutilizzare le informazioni in Excel e non è necessario digitare nuovamente i dati. Questo consente di risparmiare tempo e riduce al minimo eventuali errori di trascrizione. Allo stesso modo, fogli di calcolo Excel può essere importati in Access.

Istruzioni

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Aprire il database che i due fogli di calcolo di Excel verranno importati in.

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Fare clic sulla scheda "Dati esterni" e poi cliccare sull'opzione "Excel".

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Passare alla cartella di lavoro Excel che contiene i fogli di calcolo da importare; fare clic su "Sfoglia" accanto alla casella "Nome File".

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Selezionare il file da importare nella finestra di dialogo "Apri File". Premere "Apri".

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Premere "OK" nella finestra di dialogo "Ottenere dati – Excel foglio di calcolo esterno".

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Fare clic su "Foglio1" il "importazione guidata foglio di calcolo." Fare clic su "Avanti". Se il foglio di calcolo sono stato nominato in Excel, è possibile che il titolo di esso non sarebbe "Sheet1" ma il nome del foglio. In questo caso, il foglio di calcolo non è stato nominato; Pertanto, è intitolato "Sheet1". "Sheet1" è il nome predefinito assegnato a fogli di calcolo Excel.

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Se le prime righe dei dati sono le intestazioni di colonna, selezionare la casella accanto a "Prima riga contiene intestazioni di colonna". Se ci sono le intestazioni di colonna, queste sono le stesse che verrà utilizzato in Access. Le intestazioni di colonna possono essere modificate successivamente.

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Decidere come sarà trattata ogni colonna di dati. Per il primo campo, se i dati saranno solo testo, selezionare "Testo" nel campo "Tipo di dati". Se i dati non saranno testo, fare clic sulla freccia accanto al campo "Tipo di dati" e scegliere. Se i dati nella colonna verranno duplicati, selezionare "Sì (duplicati ammessi)" nel campo "Indicizzato". Se tale campo non verrà importato, inserire un segno di spunta "Non importare campo (Salta)." Fare clic sulla colonna successiva di dati e quindi ripetere i passaggi precedenti. Fare clic su "Avanti". Se c'è una combinazione di numeri e testo nel campo, selezionare l'opzione di tipo di dati "Text". Questo consentirà di evitare eventuali errori quando viene importato il foglio di calcolo.

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Fare clic sul pulsante accanto a "Scegli personale chiave primaria". Il campo chiave primaria identificherà in modo univoco ogni record della tabella. Ad esempio, se il campo è il numero di conto del cliente, ogni voce nella tabella conterrà il numero di conto del cliente e ogni numero sarà diverso. Fare clic su "Avanti". Se lo si desidera, nome della tabella. Fare clic su "Fine".

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Nome della tabella nel campo "Tabella di importazione". Una volta che la tabella è denominata, fare clic sul pulsante "Finish". Per salvare la procedura di importazione, selezionare la casella di controllo accanto a "Salva passaggi importazione" e quindi fare clic su Chiudi.

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Fare clic sulla scheda "Dati esterni" e quindi fare clic su "Excel". Nella finestra di dialogo "Ottieni dati – Excel foglio di calcolo esterno", passare al foglio di calcolo l'utente appena importato e fare clic su "Apri". Selezionare il pulsante di opzione "Aggiungere una copia di the record alla tavola". In quello stesso campo, selezionare la tabella che i record verranno aggiunti a; Premere la freccia in giù accanto al campo. Verrà aggiunto il nuovo record da aggiungere alla tabella l'utente appena creato. Fare clic su "OK".

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Selezionare il foglio di calcolo successivo nella cartella di lavoro dalla casella di campo "Visualizza fogli di lavoro". Fare clic su "Avanti". Esaminare le intestazioni di colonna per garantire che esse siano accurate; fare clic su "Avanti" e quindi fare clic su "Finish" e le informazioni verranno aggiunte alla tabella selezionata.

Consigli & Avvertenze

• Dopo aver aggiunto i dati a tabella esistente, è necessario aprirlo per visualizzare i dati per verificare che ha aggiunto correttamente. Se i fogli di calcolo non contengono gli stessi dati, importare ogni foglio di calcolo come una tabella separata; Ripetere i passaggi da 1 a 9.
• Quando il nuovo campo viene aggiunto alla tabella esistente, verificare che il tipo di dati è lo stesso. Ad esempio, se i dati attualmente nel campo numero conto cliente sono un numero, verificare che i nuovi dati aggiunti al campo sono anche un numero. Se si tratta di testo, verrà creato un messaggio di errore e i dati non verranno aggiunti alla tabella. Invece, verrà creata un'altra tabella che mostra le voci che non sono stati aggiunti alla tabella esistente.